Información del evento

La información del evento es crucial para su éxito. Al planificar un evento, es importante considerar todos los detalles, desde la fecha y el lugar hasta los servicios y las opciones de pago. La gestión eficiente de la información del evento puede ayudar a aumentar la satisfacción de los asistentes y a generar ingresos adicionales para el hotel o la marca organizadora. A través de la utilización de mapas interactivos y soluciones de gestión, es posible ofrecer una experiencia personalizada y mejorar la comunicación con los asistentes.

PROBLEMA

Venta last-minute y clima caprichoso

Las day-parties dependen de un cielo impecable; un pronóstico de lluvia puede hundir la venta 48 h antes. Tu ticketera actual no permite reprogramar ni segmentar mensajes de forma instantánea. Para reprogramar el evento y comunicar los cambios a los asistentes de manera efectiva, sigue estos pasos: primero, actualiza la fecha y hora en la plataforma; segundo, segmenta tu lista de contactos; y tercero, envía un correo electrónico informativo a cada grupo.

Capacidad híbrida: entradas + mesas

La mayoría compra entrada general, pero los grupos buscan gazebos o camas balinesas. Combinar ambos modelos en un solo carrito es casi imposible sin perder conversiones. Las empresas de Meta, como Facebook, pueden utilizar datos de los usuarios para mejorar la experiencia publicitaria y personalizar la oferta de entradas y servicios.

Consumos previos mal integrados

Combos “Chandon + Baldazo de hielo” o “Bucket de cervezas” se venden por WhatsApp; llegás al evento sin saber cuánto stock necesita el bar.

Es importante estar preparados para el viaje al evento, incluyendo la descarga de entradas y la preparación del mapa, para garantizar una experiencia fluida y sin inconvenientes.

Problemas de acceso y colas al sol

El público arriba en la misma franja de 17:00 a 18:30; las pulseras impresas se mojan en la arena, los PDF se pixelan bajo el sol y la cola se vuelve un infierno.

Es recomendable que los asistentes designen un conductor sobrio para el regreso después del evento. Además, es importante recordar la responsabilidad de los conductores hacia terceros y la importancia de la prudencia al conducir.

Falta de datos para remarketing

Termina la temporada y no sabés cuántos visitantes compraron más de una fecha ni cuál DJ atrae mayores tickets premium.

Es importante recopilar datos sobre la asistencia y las preferencias de los usuarios para mejorar la experiencia en futuras ocasiones. De esta vez, asegúrate de tener preparados ciertos elementos, como la entrada digital, y recuerda la importancia de respetar horarios y condiciones específicas para el evento.

SOLUCIÓN

Fanz convierte tu day-party en una experiencia premium y sin filas.

1. Checkout mixto en un clic

• Entradas generales + camas balinesas + packs de botellas en el mismo flujo.

• Selección de mesa sobre mapa interactivo de la playa o rooftop.
  
  
  

2. Reprogramación climática instantánea

• Botón “Cambiar fecha”: envía push/e-mail con la nueva fecha u opción de refund automático.

• Ajusta inventario y mantiene historial de tickets vinculados.

• En caso de condiciones climáticas adversas, existe la posibilidad de reprogramar el evento, lo que puede afectar la participación de los asistentes.
  
  
  

3. Stock de barra y combos anticipados

• Cliente agrega balde de latas al carrito; el bar recibe forecast exacto antes de abrir puertas.

• QR diferenciado (“Drink Pass”) que se canjea al llegar.
  
  
  

4. Validación ultrarrápida bajo sol

• QR animado de alto contraste pensado para escáner en luz solar directa.

• Tiempo medio de escaneo ≤ 0,3 s. Aforo en tiempo real con alerta al 95 %.
  
  
  

5. Roles para RRPP y promotores

• Cada promotor tiene link trackeado y comisiones; hostess visualiza qué mesa está paga y quién debe completar depósito.
  
  
  

6. Marketing: Early Bird + Last Chance

• Precios dinámicos (Early Bird al anunciar; Flash Sale 4 h antes).

• Segmenta fans por DJ favorito e historial de asistencia.
  
  
  

7. Programa de referidos

• Cashback en consumos para quien traiga amigos; crecimiento orgánico de 18 % promedio.

Planificación y organización

La planificación y organización de un evento requieren una estrategia cuidadosa y una atención detallada a las características y preferencias de los asistentes. Es importante considerar la disponibilidad de los servicios y productos, así como la política de pago y cancelación. La continuación de la planificación y organización puede ayudar a evitar problemas y a garantizar el éxito del evento. En el caso de un evento en un hotel, es importante considerar la gestión de las habitaciones y los servicios auxiliares, como el check-in y el check-out, para ofrecer una experiencia de estancia cómoda y satisfactoria. La utilización de software de gestión y soluciones de pago puede ayudar a simplificar el proceso y a mejorar la eficiencia. En Europa, por ejemplo, es común utilizar soluciones de pago electrónicas para facilitar la entrada y la salida de los asistentes. La lista de opciones y preferencias de los asistentes puede ayudar a personalizar la experiencia y a ofrecer servicios adicionales, como la reserva de tumbonas o la compra de productos en el hotel. La política de datos y la protección de la privacidad son también importantes en la planificación y organización de un evento, para garantizar la seguridad y la confianza de los asistentes.

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